[galleria id=”95″]Se dovete collaborare ad un progetto assieme ad un gruppo di persone fisicamente lontane tra di loro i problemi sono molti. Fortunatamente uno dei meriti maggiori di Internet è sempre stato quello di mettere a disposizione dei navigatori una nutrita schiera di strumenti per comunicare idee e dati.
In effetti i mezzi tradizionali (riunioni, telefono, mail) hanno i loro vantaggi: li capiscono tutti. E’ naturale essere sospettosi di quello che non si conosce, e quando si ha fretta anche la curva di apprendimento più corta e dolce diventa spesso un ostacolo insuperabile. Ma se riuscite a convincere i vostri clienti (o, perchè no, i vostri compagni di università) del merito di comunicare in gruppo e condividere online dati, programmi, calendari e documenti scoprirete di avere d’un tratto molto più tempo per concentrarvi sul lavoro vero e proprio.
Vediamo assieme una serie di risorse davvero utili in tal senso:
- Facebook: solo un anno fa non avrei certo proposto questo famoso social network-tormentone in una lista del genere, ma le cose cambiano in fretta su Internet. In 12 mesi l’interfaccia è cambiata, il sito è stato localizzato nella nostra lingua e ci si sono iscritti TUTTI. Pensate alla natura e al potenziale di Facebook: creato per venire incontro alle esigenze degli studenti dei college americani, ha un set di tool che sono letteralmente fatti apposta per organizzare le persone. Potete comunicare in modo privato tramite la posta interna che organizza automaticamente le conversazioni di gruppo in thread, c’è una chat, potete creare gruppi anche riservati ed inaccessibili alle masse, potete stabilire scadenze ed appuntamenti. E tutto questo in un ambiente già familiare ad amici e contatti, che non richiede nessun apprendimento. Non sembra anche a voi perfetto?
Il vostro unico problema (ahimè, piuttosto serio) è di esorcizzare l’aura di scarsa serietà di Facebook inteso come strumento di lavoro :). - Google Apps: abbiamo word processor e foglio di calcolo con Google Docs, poi abbiamo un calendario che può gestire programmi e meeting grazie a Google Calendar, e il tutto è facilmente condivisibile con chiunque abbia un collegamento ad Internet. Vi serviranno però dei metodi di collegamento di supporto (come un instant messenger), perchè qui la collaborazione non è esattamente in tempo reale (Google Docs viene aggiornato ogni 5-15 secondi, per esempio). In ogni caso, uno strumento sempre piuttosto utile e affidabile.
- DimDim: ne ho già parlato tempo fa. DimDim è forse il miglior strumento online per le i meeting multimediali. Senza spendere un solo centesimo mette in comunicazione fino a 20 persone, offrendo feature come la condivisione del desktop, presentazioni, chat e naturalmente le videoconferenze. Dato che non richiede alcun download non dovrete convincere nessuno ad installare nulla, e il sistema funziona su Windows, Mac e Linux senza problemi.
- Etherpad: l’ho nominato recentissimamente. Un editor di testo condiviso in tempo reale, surclassa completamente l’instant messaging quando si deve correggere un testo, prendere delle note condivise o interrogare/intervistare qualcuno. Usatelo assieme a Skype o alla videochiamata di Gmail per dare forma ai progetti, per esempio!
- Streamfile: una delle necessità del lavoro di gruppo è quella di trasferire file di dimensioni relativamente grosse (ad esempio parti di progetto o bozze). Le email non sono mai bastate, perchè difficilmente è possibile inviare file più grossi di 20 MB, ed in ogni caso non è un media studiato per questi “sforzi”. Streamfile è un ottimo servizio di cui abbiamo parlato qui, e serve per inviare file fino a 2 GB. Purtroppo, come tutti i suoi concorrenti del resto, non è un servizio a prova di bomba, ma a parer mio è piuttosto affidabile e ha una feature che altrove non trovate: i destinatari possono mettersi a scaricare il file mentre voi lo state ancora uploadando, diminuendo parecchio i tempi di attesa.
- Dropbox: un servizio di hosting dei vostri file online, che ho già nominato. Potete creare delle cartelle condivise che possono essere sincronizzate tra gli utenti, allo scopo di avere sempre sottomano i file più recenti di ogni progetto. Ottimo, rapido e gratuito!
- Whisperbot: questo servizio è utile per comunicare in sicurezza dati di login o qualsiasi altra informazione riservata a riguardo di un qualsiasi progetto. Certo, andateci con i piedi di piombo, è sempre affidare a qualcun altro la propria sicurezza! Ecco come funziona: generalmente è meglio creare password alfanumeriche lunghe e complesse, che magari comprendono caratteri speciali. Ovviamente non è sicuro comunicarle tramite IM o mail, ed è poco pratico dettarle per telefono. Con Whisperbot potete mandare una mail che contiene i vostri dati crittografati, a cui si può accedere solo digitando una passphrase più semplice da comunicare a voce o telefonicamente.
- Remember the Milk: questo servizio viene nominato spesso qui su Trackback, ed a ragione. E’ ottimo per creare programmi, scadenze, ricordare impegni e prendere note. E’ tradotto in italiano e permette di condividere con gli altri i propri appuntamenti, ed esiste anche in una versione mobile e come app per l’iPhone.
- Taskbin: con questo strumento, ahimè con interfaccia solo in inglese, potete creare delle tabelle di marcia e condividerle e comunicarle a tutti i membri di un progetto, organizzandole per priorità e segnandole come completate con facilità quando è il momento.
Come al solito a questo punto lascio la parola ai lettori: voi avete degli strumenti preferiti per condividere il lavoro online?