Obblighi e fatture: come tenere tutto sotto controllo

La corretta gestione delle fatture e degli obblighi fiscali è determinante per la compliance e l’efficienza delle attività economiche. Imprese, professionisti e lavoratori autonomi devono adottare strumenti e procedure adeguate per evitare sanzioni, ottimizzare i processi e garantire la tracciabilità delle operazioni. Vediamo insieme come fare.

Come gestire la fatturazione elettronica

La digitalizzazione dei documenti fiscali ha reso necessaria l’adozione di strumenti informatici evoluti. Per questo motivo si consiglia di provare il software di fatturazione adatto alla propria attività. Un buon prodotto consente di emettere correttamente le fatture elettroniche in formato XML e di inviarle direttamente al Sistema di Interscambio (SdI), gestire l’anagrafica dei clienti, automatizzare le scadenze e monitorare lo stato dei documenti (consegnata, accettata, rifiutata).

La fatturazione elettronica è obbligatoria per quasi tutti i titolari di partita IVA, inclusi i contribuenti in regime forfettario, dal 1° gennaio 2024. I file XML devono rispettare uno standard tecnico definito dall’Agenzia delle Entrate e contenere informazioni obbligatorie:

• dati fiscali delle parti;
• natura dell’operazione;
• aliquote IVA;
• eventuali esenzioni;
• modalità di pagamento;
• riferimenti contrattuali.

L’uso di un software di fatturazione aiuta a ridurre al minimo gli errori formali, spesso causa di scarti da parte del SdI.

Gestione fatture, come tenere tutto sotto controllo?

Tenere sotto controllo l’intero ciclo attivo e passivo delle fatture è fondamentale per garantire liquidità, pianificazione fiscale e tempestività negli adempimenti. Una gestione corretta si determina con la corretta classificazione delle fatture in base alla data, al cliente o al fornitore, e prosegue con la riconciliazione con i movimenti bancari e con il sistema contabile aziendale.

L’organizzazione delle fatture deve essere coerente con le esigenze di controllo interno e con le richieste dell’Amministrazione Finanziaria. È consigliabile stabilire procedure chiare per:

• monitorare le scadenze di incasso e pagamento;
• gestire eventuali note di credito;
• registrare le fatture passive in tempi utili per la detrazione IVA (quando applicabile);
• predisporre correttamente le liquidazioni IVA periodiche.

Un aspetto spesso trascurato riguarda il flusso documentale interno. Oltremodo in contesti di piccole dimensioni è opportuno definire ruoli e responsabilità per l’emissione, l’approvazione, l’archiviazione e la conservazione delle fatture. L’integrazione tra il software di fatturazione e il sistema bancario consente una visione unitaria e tempestiva della situazione economico-finanziaria dell’impresa.

Si richiede di effettuare riconciliazioni periodiche tra fatture emesse, registrazioni contabili e comunicazioni fiscali (esterometro, dichiarazioni IVA, CU).

Quali sono gli obblighi fiscali

Gli obblighi fiscali variano in base al regime contabile adottato (ordinario, semplificato, forfettario), seppur esistano degli adempimenti comuni a tutti i titolari di partita IVA. In primo luogo, vi è l’obbligo di tenuta della contabilità, che comporta la registrazione cronologica delle fatture attive e passive, dei corrispettivi, delle ritenute d’acconto (se applicabili) e delle operazioni rilevanti ai fini IVA.

Le scadenze fiscali principali includono:

• versamento periodico dell’IVA (mensile o trimestrale);
• versamento delle ritenute operate sui compensi corrisposti;
• presentazione del modello F24 per imposte e contributi;
• dichiarazione IVA annuale e dichiarazione dei redditi;
• comunicazione delle liquidazioni IVA trimestrali (LIPE);
• trasmissione telematica dell’esterometro, per le operazioni con controparti estere.

Per i contribuenti in regime forfettario, gli obblighi sono semplificati: non si applica l’IVA né la ritenuta d’acconto e non è richiesta la tenuta dei registri contabili.

L’inosservanza degli obblighi fiscali può comportare sanzioni amministrative, accertamenti o contenziosi. Per questo motivo, è opportuno affiancare alla tecnologia una consulenza professionale qualificata, capace di tradurre le normative in procedure operative corrette e sostenibili.