Il desktop: ordine ed ergonomia

[galleria id=”8″]Il disordine: nemico della produttività.

In America è già qualche anno che la corsa alla produttività ha incontrato il suo evangelista, David Allen, e i suoi libri della serie Getting Things Done. Al contrario delle follie yuppie degli anni ottanta, la produttività del 21mo secolo è improntata all’eliminazione dello stress, all’ergonomia e alla serenità che deriva dall’aver fatto tutto quello che si doveva fare. Sebbene questi metodi Yankee abbiano delle sfumature un po’ maniacali, posso dirvi per esperienza personale che anche noi pigri latini (tutti pizza e mandolino) possiamo trarne qualche beneficio.
Prendete i vostri desktop: cosa vedete? Sono ordinati, oppure ci sono icone ovunque, Mp3, documenti, .pdf che dovevano esser letti nel 2006, etc… ?
Il mio, nel vecchio computer, apparteneva nettamente alla seconda tipologia. Ma è un tipo di disorganizzazione che si può risolvere senza fatica.

A quanto pare il metodo migliore per evitare che il vostro desktop (di per sé uno spazio di transizione) si incasini, è di creare una serie di cartelle in cui smistare tutto razionalmente. Vale la pena far notare che i file che arrivano al vostro desktop sono un effetto molto secondario della vostra attività informatica. I client di email e RSS e i browser gestiscono già la stragrande maggioranza di informazioni che ricevete ogni giorno con efficacia. Quindi tanto vale ispirarsi un po’ al loro metodo: con quattro o cinque folder opportunamente gestiti potete evitare che qualsiasi file tocchi il vostro desktop.

i miei folder

  • 0. In Entrata
    Questa cartella rappresenta la differenza fra Ordine e Caos. Il suo scopo è quello di contenere ogni singolo file che altrimenti vagherebbe per il desktop. Per prima cosa, fate in modo che tutti i programmi che scaricano file puntino ad essa: browser, FTP, MSN Live e così via. Ficcateci anche qualsiasi altro file che al momento avete “parcheggiato” in giro senza fissa dimora.
    Cosa cambia? Si tratta di un effetto psicologico: la regola che vi dovete dare, è che qualsiasi file finisca nella cartella In Entrata non deve rimanerci per più di 24 ore. Controllatela regolarmente, e smistate i file che non vi servono subito nelle altre 4 cartelle. Quelli che potete “affrontare” in meno di 2 minuti, risolveteli. Se non sapete davvero cosa fare di uno di essi, gettatelo nel cestino.
  • 1. Media
    Qui vanno messi tutti i file che dovete leggere, ascoltare, guardare. Documenti, video, tutto quello che presuppone un’attività “passiva” da parte vostra. Idealmente, nessun file dovrebbe esistere in questa cartella per più di qualche giorno, magari stabilite di ripulirla una volta alla settimana, e se non sapete che fare con qualcosa, eliminatelo o mettetelo nella cartella Archivio.
  • 2. Azioni
    Qui devono finire tutti i file che non siete ancora pronti ad affrontare o che non presuppongono un’azione immediata da parte vostra. Diciamo, tutto quello che non può essere sbrigato in 2 minuti, come l‘installer di un programma complicato, moduli da riempire, documenti da annotare, delle immagini da convertire in altro formato, materiale di ricerche non ancora intraprese.
    Non è importante fare tutto subito, ma è molto bene sapere sempre dove andare a cercare il prossimo lavoro. Anche questa va tenuta d’occhio come la precedente, e se vedete che qualcosa ci fa la muffa per una settimana, probabilmente vi renderete conto di non averne bisogno.
  • 3. Progetti
    Qui va messo tutto quello sul quale state attualmente lavorando. Articoli, compiti, lavori… Ovviamente assieme al materiale ad essi necessario. Ogni progetto separato deve avere la sua cartelletta, e quando è completo va messo in Archivio, nel caso vi serva a breve per qualche riferimento. Per il resto non ho suggerimenti da darvi: è il vostro lavoro, saprete meglio di me come farlo!
  • 4. Archivio
    Qui va sistemato ogni genere di materiale che desiderate conservare a scopo di riferimento, o non è urgente. Non sarebbe da usare come spazio di “stoccaggio” permanente. Va ripulito regolarmente, spostando tutto quello che volete tenere nelle directory “ripostiglio” all’interno del vostro HD, lontano dal desktop. Una buona norma è di settare un allarme in iCal, Google Calendar o qualunque altra agenda elettronica usiate perchè vi ricordi di spolverare l’Archivio alla fine di ogni mese. Siate spietati: deve rimanere tutto in ordine!
  • Io ho deciso di suddividere così quello che altrimenti arriverebbe sulla mia scrivania, e ho numerato le cartelle perchè siano sempre in quest’ordine, e facili da trovare. Non è detto che per voi debba essere identico! Ad esempio, In Entrata, Media ed Azioni possono facilmente diventare una sola cartella, da smaltire settimanalmente invece che giornalmente. L’archivio può diventare una porta d’ingresso al vostro HD invece di essere solo temporaneo, con scorciatoie che portano alla vostra libreria musicale e ai film. Insomma, ognuno deve sviluppare il tipo di organizzazione che preferisce!
    Se volete darvi una mano ad automatizzare ancora di più il procedimento, e siete su Mac, allora vi consiglio di tornare a guardavi Hazel, un programma in grado di creare ogni genere di regola: etichette colorate che cambiano in base al tempo di permanenza di un file nel vostro HD, per esempio.

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