Il celebre Google Docs è stato inglobato nel nuovo servizio Google Drive, ma le applicazioni Web per creare e gestire i propri documenti sono rimaste (quasi) invariate. Nel passaggio da Google Documenti a Google Drive, alcune persone potrebbero avere difficoltà a compiere le operazioni di sempre, per questo è necessario fare una breve introduzione al nuovo servizio. Google Docs si presenta come valida alternativa al certamente più conosciuto Microsoft Office, offrendo di realizzare, leggere, modificare e gestire documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli html e disegni. La principale novità è che si tratta di un’applicazione accessibile attraverso il proprio browser, senza quindi necessità di alcun download ed alcuna installazione.
Per accedere al servizio è necessario possedere un’account su Gmail, il conosciuto servizio di posta elettronica offerto gratuitamente da Google. Andate quindi su Google Drive, il servizio di storage online dove saranno salvati tutti i vostri documenti, e fare il login.
La homepage è costituita da una barra di ricerca, attraverso la quale l’utente può cercare informazioni all’interno di documenti o moduli, una barra laterale sinistra dove vediamo i file che gli altri utenti hanno condiviso con noi e soprattutto il “My Drive”, la cartella dove possiamo memorizzare fino a 5 GB di files e documenti in modo gratuito. Tramite i pulsanti grigi che vedete in alto, tutti i documenti, files e cartelle di “My Drive” possono essere condivisi con altre persone, eliminati e organizzati. Ovviamente, files e documenti possono essere organizzati in cartelle. L’unica differenza è che, ora, la vostra lista è parte di Google Drive e non più Google Docs.
In cima alla barra degli elementi troviamo due pulsanti identificari come Crea nuovo e Carica. La selezione del primo comporterà la comparsa di un menu attraverso il quale l’utente può scegliere il tipo di documento che vuole aprire, mentre il secondo pulsante offre la possibilità di caricare nel sistema file già presenti sul personal computer dell’utente. Le Google Apps che possiamo usare sono: Documents per creare dei files di testo, Presentation per le presentazioni in stile PowerPoint, Spreadsheet per i fogli di calcolo, Form e Drawing.
Una volta selezionato il tipo di documento da aprire, il servizio provvederà ad aprire una nuova pagina contenente tutti gli strumenti necessari. Ad esempio, nell’opzione Documento, la pagina presenterà un foglio bianco ed una barra di strumenti per la formattazione del testo, il conteggio delle parole, l’inserimento di note a piè pagina, la traduzione o l’inserimento di immagini e tabelle.
Con l’utilizzo di Google Docs, l’utente ha sempre con se i propri documenti indipendentemente dalla sua postazione di lavoro, poiché è sufficiente accedere al proprio account Google per avere immediatamente disponibili i propri documenti. Inoltre, grazie alle apps per iOS e Android, i documenti salvati su Drive/Docs sono accessibili e modificabili via mobile (anche offline).