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Al giorno d’oggi, la comodità è la regina delle richieste degli utenti per la maggior parte delle pratiche quotidiane. Grazie all’avvento di internet e all’accessibilità da device di praticamente tutti gli sportelli pubblici e privati, possiamo accedere a tutti i tipi di dati direttamente dai nostri telefoni.
Quindi, in questa era digitale, perché costringere i tuoi clienti a stampare qualcosa per firmarlo? La modernizzazione e la mobilità stanno spingendo sempre più utenti (aziende o singoli privati) verso l’adozione della firma elettronica. Nel 2008, il supporto mobile non aggiungeva molto (semmai) all’esperienza del cliente, ma nel 2020 molti processi iniziano proprio da un dispositivo mobile. L’uso della firma elettronica porta con sé molti vantaggi di cui l’efficienza, l’esperienza utente, la conformità legale e la sicurezza sono i più importanti.
Quindi ora è il momento di iniziare a inserire la firma pdf elettronica nei tuoi processi per migliorare notevolmente la tua esperienza cliente, partendo proprio dai maggiori vantaggi.
Efficienza
Troppo spesso, la finalizzazione di un processo commerciale o di qualsiasi altro processo aziendale può trasformarsi in un incubo dispendioso in termini di tempo pieno di noiose pratiche burocratiche. Il tempo è dedicato allo svolgimento di attività amministrative ripetitive piuttosto che al raggiungimento di obiettivi efficaci. Questo è il motivo per cui tutti cercano di ottimizzare il tempo di processo lavorando in digitale. L’introduzione delle firme elettroniche può essere un altro passo per accelerare la tua attività.
All’interno dell’ufficio non è più necessario:
- Attendere il rientro in sede dei senior manager per ottenere la loro firma
- Firmare, stampare, scansionare e inserire manualmente un documento
- Archiviare manualmente i documenti autorizzati
- Verificare manualmente se i documenti sono stati firmati dal diritto (persona incaricata)
Verso i tuoi clienti puoi accelerare l’intero ciclo di vita aziendale. Infatti le firme digitali:
- Consentono di risparmiare tempo sulla creazione del contratto
- Permettono a tutti, all’interno e all’esterno dell’organizzazione, di firmare in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo
- Snelliscono l’intero processo di approvazione e firma e renderlo a prova di errore
- Garantiscono lo stesso livello di sicurezza e fiducia dei documenti convenzionali
- Aiutano le due parti a concludere le trattative più velocemente
Esperienza utente
L’esperienza utente è la percezione che un cliente ha della propria interazione con la società con cui si sta confrontando. è modellato dai momenti di contatto che essi hanno con la tua azienda. Sfruttando la firma elettronica puoi migliorare queste interazioni. Essa offre la comodità che i documenti possono essere firmati ovunque: anche mentre i clienti sono in vacanza un prestito può essere reso definitivo; le offerte a tempo possono essere chiuse rapidamente anche dall’altra parte del mondo.
Inoltre, è possibile utilizzare tutti i tipi di dispositivi, il che rende la firma digitale estremamente facile da usare. Niente più pile di carta da iniziali o lavoro di carta da archiviare. Basta inviare il contratto via e-mail in formato pdf e concludere l’affare in pochi minuti.
Conformità legale
Negli ultimi anni, la maggior parte dei paesi del mondo ha adottato leggi e regolamenti che riconoscono la legalità delle firme digitali e la considerano una firma vincolante. In Europa, grazie al regolamento eIDAS, si dispone di una piattaforma legale, che consente l’utilizzo e la convalida transfrontaliera delle firme elettroniche.
In base a questo regolamento, tutti i tipi di firma sono trattati allo stesso modo in tribunale.
Le firme elettroniche forniscono l’autenticità e assicurano che l’identità del firmatario sia verificata.
Sicurezza
Quando si tratta di firme, l’autenticità e la sicurezza sono le priorità. Ogni tipo di firma elettronica è già più sicuro di una firma manuale su carta. Certamente in caso di firma elettronica, grazie al sigillo elettronico allegato al documento firmato, hai la garanzia che il documento è rimasto invariato dopo la firma. Con una firma digitale firmi sempre anche l’intero lotto di documenti. Non c’è rischio che alcune pagine siano state aggiunte o rimosse successivamente.
Le firme elettroniche sono inoltre efficienti in modo da essere meno soggette a errori. I controlli manuali rappresentano un rischio maggiore rispetto ai processi automatizzati.
Costi di transazione inferiori
Oltre ai vantaggi finora elencati, i processi automatizzati di firma elettronica possono ridurre l’impatto finanziario dell’errore umano come gli errori di firma, i quali possono rallentare il processo o causare problemi costosi se inizialmente non rilevati. Il software di firma elettronica può aiutare a mitigare i rischi fornendo avvisi su movimenti sospetti o problemi di conformità coinvolti in un contratto. Le firme elettroniche garantiscono che tutto sia in ordine, risparmiando sui costi di risoluzione dei problemi che avrebbero potuto essere evitati.
E non dimenticare gli ovvi risparmi su articoli come carta, fotocopiatrice, imballaggio e spedizione. Questi costi possono sembrare minimi, ma si sommano. Su tutta la linea, in termini di manodopera, costi dei materiali ed efficienza, le firme elettroniche consentono di risparmiare denaro.
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